Rimborsi e spese di rappresentanza tracciate: le novità del 2025

Obbligo di Pagamento Tracciabile per Deduzioni e Rimborsi (Dal 2025)

L’articolo 10 del disegno di legge di Bilancio introduce, a partire dal periodo d’imposta 2025, nuove regole sulla deducibilità di spese e sui rimborsi. In particolare:

1. Spese interessate:
   • Vitto, viaggio e alloggio.
   • Trasporto con taxi e noleggio con conducente (NCC).
2. Obblighi principali:
   • Per ottenere la deducibilità fiscale (IRES e IRAP), i pagamenti devono essere effettuati con strumenti tracciabili (bonifici bancari/postali, carte di credito, debito o prepagate, assegni bancari/circolari).
   • La stessa condizione è necessaria per escludere i rimborsi spese dal reddito imponibile del dipendente o collaboratore.

Rimborsi Spese sotto Controllo

I rimborsi spese relativi a trasferte (vitto, viaggio, alloggio e trasporti) sono stati individuati come aree critiche per fenomeni di evasione fiscale e contributiva. Le nuove regole mirano a contrastare pratiche illecite, come il rigonfiamento delle spese rimborsate senza adeguata documentazione.

Principali Cambiamenti

1. Rilevanza Fiscale Vincolata alla Tracciabilità:
   • Per le spese di vitto, alloggio e trasporto (taxi e NCC) rimborsate, l’impresa o il professionista può dedurre il costo solo se il pagamento è stato tracciato.
   • Allo stesso modo, il rimborso resta non imponibile per il dipendente o collaboratore solo se l’interessato ha sostenuto la spesa utilizzando mezzi tracciabili.
2. Modifica all’Art. 51, Comma 5, del TUIR:
   • Le spese di trasferte fuori dal comune (vitto, alloggio, trasporti con taxi o NCC) sono esenti dal reddito del dipendente solo se documentate con pagamenti tracciabili.
   • Le imprese devono adeguarsi introducendo procedure interne che impongano l’utilizzo di mezzi tracciabili anche per piccole spese, come quelle per taxi.
3. Conseguenze Operative per le Aziende:
   • Le imprese, specialmente quelle di minori dimensioni, devono adottare sistemi di gestione delle note spese che integrino l’obbligo di tracciabilità.
   • La mancanza di documentazione tracciabile comporta la perdita della deducibilità fiscale e la tassazione del rimborso.

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Deducibilità per Professionisti e Imprese

Le nuove norme impattano anche la deducibilità delle spese per i lavoratori autonomi (artisti e professionisti) e le imprese:

1. Professionisti (Art. 54, Comma 6-ter, TUIR):
   • Spese per alberghi, ristoranti, taxi e NCC, addebitate analiticamente al cliente o rimborsate per trasferte, sono deducibili solo se pagate con mezzi tracciabili.
   • Resta il limite del 75% di deducibilità, nel tetto massimo del 2% dei compensi percepiti.
2. Imprese (Art. 95, Comma 3, TUIR):
   • Le spese di trasferta per dipendenti, co.co.co o amministratori saranno deducibili solo se il costo è:
     • Sostenuto direttamente dall’impresa e fatturato;
     • O rimborsato al dipendente con giustificativi tracciabili.
3. Spese di Rappresentanza:
   • Omaggi superiori a 50 euro, ospitalità e intrattenimento sono deducibili solo se pagati con mezzi tracciabili, nel rispetto dei limiti previsti dal DM 19/11/2008.

Verifiche sui Pagamenti della Pubblica Amministrazione

Dal 2026, si introduce un obbligo aggiuntivo per la pubblica amministrazione:

• Per pagamenti superiori a 2.500 euro effettuati a dipendenti, è necessario verificare se il beneficiario ha cartelle di pagamento insolute (attualmente l’obbligo è previsto per importi superiori a 5.000 euro).

Noleggio Auto e Uso di Mezzi Privati

In caso di trasferte effettuate con mezzi privati o noleggiati:

• Auto privata:
  • Deduzione basata sui costi medi di percorrenza calcolati dall’ACI.
• Auto noleggiata:
  • Deduzione entro i limiti delle tariffe per auto con potenza fino a 17 o 20 cavalli fiscali (motore diesel).

Conclusioni e Raccomandazioni

1. Aziende e Professionisti:
   • È fondamentale adottare nuove procedure per garantire la tracciabilità di tutti i pagamenti relativi a trasferte e spese deducibili.
   • L’introduzione di carte aziendali per i dipendenti potrebbe semplificare la gestione e la conformità normativa.
2. Pubblica Amministrazione:
   • Le verifiche sui pagamenti superiori a 2.500 euro aumenteranno il controllo sul recupero di debiti fiscali pendenti.
3. Impatto Normativo:
   • La stretta sulle deduzioni mira a contrastare pratiche elusive, garantendo maggiore trasparenza nei rimborsi spese e nei pagamenti aziendali.
4. Prossimi Passi:
   • Imprese e professionisti devono aggiornare le proprie politiche interne e formare il personale sulle nuove regole.
   • Monitorare eventuali modifiche durante l’approvazione definitiva della Legge di Bilancio.

Le nuove disposizioni rappresentano una sfida per la gestione amministrativa, ma anche un’opportunità per migliorare la compliance fiscale e ridurre i rischi di sanzioni.

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