La fattura elettronica è ormai un elemento centrale nella gestione fiscale e contabile per i titolari di partita IVA in Italia. Dal 1 gennaio 2019, l'emissione della fattura elettronica è obbligatoria per la maggior parte dei contribuenti, con l'obiettivo di semplificare la gestione fiscale e ridurre i rischi di evasione fiscale. Ecco un riassunto delle informazioni principali:
Cos'è una fattura elettronica?
La fattura elettronica è un documento digitale che ha lo stesso valore legale di una fattura cartacea. Deve essere emessa in formato XML (eXtensible Markup Language), il formato standard riconosciuto dal Sistema di Interscambio (SdI) gestito dall'Agenzia delle Entrate. La fattura contiene tutte le informazioni fiscali necessarie, come i dati del mittente, del destinatario, i beni o i servizi venduti, l'aliquota IVA applicata e l'importo totale.
Come funziona la fattura elettronica?
Quando emetti una fattura elettronica, questa deve essere inviata al Sistema di Interscambio (SdI) attraverso un software che permetta la creazione del documento in formato XML. Una volta inviata al SdI, la fattura viene controllata per verificarne la correttezza. Se tutto è in ordine, il SdI inoltra la fattura al destinatario, che può essere un altro titolare di partita IVA o un consumatore finale.
Passaggi per emettere una fattura elettronica
- Creazione del documento: Utilizza un programma di fatturazione elettronica che supporti la creazione del formato XML (es. SumUp Fatture o altri software di fatturazione).
- Invio al Sistema di Interscambio (SdI): La fattura viene inviata tramite il SdI, che verifica la validità dei dati.
- Recapito al destinatario: Dopo aver superato il controllo, la fattura viene inviata al destinatario attraverso il suo codice destinatario o indirizzo PEC.
- Notifiche: Una volta che la fattura è stata consegnata, riceverai una ricevuta di consegna.
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Chi deve emettere fattura elettronica?
La fattura elettronica è obbligatoria per:
- Tutti i contribuenti IVA (escluse alcune categorie, come i contribuenti in regime forfettario, di vantaggio e i piccoli produttori agricoli, che sono esonerati da questo obbligo).
- Le Pubbliche Amministrazioni (PA), per le quali la fattura elettronica è obbligatoria dal 2014.
- Le operazioni B2B e B2C, cioè tra aziende e tra aziende e consumatori finali.
Requisiti per una fattura elettronica corretta
- Formato XML: La fattura deve essere emessa in formato XML, che è il formato standard per la trasmissione.
- Codice Destinatario o PEC: Devi fornire l'indirizzo telematico del destinatario, che può essere un Codice Destinatario (per le aziende) o un indirizzo PEC (per i privati).
- Firma elettronica: La firma digitale è obbligatoria solo per le fatture elettroniche emesse verso la PA o clienti stranieri. Per le fatture B2B e B2C non è necessaria, ma può essere aggiunta per maggior sicurezza.
Vantaggi della fattura elettronica
- Efficienza: Risparmio di tempo e costi legati alla stampa, invio e archiviazione delle fatture cartacee.
- Contabilità semplificata: Rimozione dell'onere di tenere registri IVA separati per i soggetti che emettono solo fatture elettroniche.
- Maggiore tracciabilità: Ogni fattura è facilmente rintracciabile tramite il Sistema di Interscambio (SdI).
- Conservazione digitale: Obbligo di conservare le fatture elettroniche in modalità sostitutiva per 10 anni, garantendo così il valore fiscale dei documenti nel tempo.
Impossibilità di consegna della fattura
Se la fattura non può essere consegnata (ad esempio, il codice destinatario è errato o la casella PEC è piena), riceverai una notifica di impossibilità di consegna e la fattura verrà resa disponibile nel cassetto fiscale del destinatario, che potrà accedervi in qualsiasi momento.
Fattura elettronica e nota di credito
Le note di credito elettroniche devono essere emesse per correggere fatture già emesse e consegnate. Se la fattura elettronica viene rifiutata dal SdI, non è necessario emettere una nota di credito, ma correggere l'errore e inviarla nuovamente.
Chi non deve emettere fattura elettronica?
I contribuenti in regime forfettario, regime di vantaggio e i piccoli produttori agricoli sono esonerati dall'obbligo di emettere fattura elettronica, anche se possono decidere di aderire volontariamente alla fatturazione elettronica.
Conservazione delle fatture elettroniche
Le fatture elettroniche devono essere conservate in modalità sostitutiva per 10 anni, per garantire che non vengano modificate e mantengano valore fiscale. È possibile utilizzare il servizio gratuito messo a disposizione dall'Agenzia delle Entrate per la conservazione automatica delle fatture emesse tramite il SdI.
In conclusione, la fatturazione elettronica rappresenta un passo fondamentale verso la digitalizzazione e la semplificazione delle operazioni fiscali per i titolari di partita IVA in Italia. Dal 1 gennaio 2019, l'obbligo di emettere fatture elettroniche ha trasformato il modo in cui le aziende e i liberi professionisti gestiscono la propria contabilità, con notevoli vantaggi in termini di efficienza, risparmio di tempo e riduzione degli errori.
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